Le calendrier d’un organisme de formation se remplit souvent par trois sources : les financements des OPCO, les appels d’offres et le bouche-à-oreille. Trois sources que vous ne contrôlez pas. Résultat : des sessions pleines à certaines périodes, des sessions creuses à d’autres. Cet article explique comment trouver des clients pour un organisme de formation en allant chercher les entreprises directement, sans attendre le prochain appel d’offres.
Pourquoi attendre les appels d’offres fragilise votre activité
Les appels d’offres ont des avantages : un budget défini, un besoin exprimé, un calendrier clair. Mais ils ont aussi des limites :
- La concurrence est forte. Vous êtes comparé à de nombreux organismes, souvent sur le prix.
- Le calendrier est imposé. Vous répondez quand l’acheteur publie, pas quand vos sessions sont vides.
- Le temps de réponse est important. Un dossier complet mobilise plusieurs jours, pour un résultat incertain.
Une activité qui dépend surtout de ces canaux est cyclique et subie. La prospection directe ne les remplace pas. Elle ajoute une source que vous pilotez.
Étape 1 : partir de vos sessions creuses
Avant de prospecter, regardez votre calendrier des six prochains mois. Notez :
- les sessions inter-entreprises dont le taux de remplissage est faible ;
- les périodes où vos formateurs sont disponibles pour de l’intra-entreprise ;
- les thématiques qui se vendent le mieux et celles qui peinent.
Ce point de départ change tout. Vous ne prospectez plus « pour trouver des clients ». Vous prospectez pour remplir une session précise, à une date précise. Votre message devient concret.
Étape 2 : identifier les entreprises et le bon interlocuteur
Pour une formation professionnelle, le décideur n’est pas toujours le même. Selon la taille de l’entreprise :
- Moins de 20 salariés : le dirigeant décide presque toujours seul.
- 20 à 100 salariés : le dirigeant, parfois un responsable administratif ou RH.
- Plus de 100 salariés : le responsable formation ou le DRH, souvent avec un plan de développement des compétences.
Ciblez les secteurs où votre formation répond à une obligation ou à un besoin récurrent : sécurité, management, outils métiers, réglementation. Repérez aussi les signaux d’actualité : recrutements en cours, nouvelle réglementation dans le secteur, ouverture d’un site, changement d’outil.
Construire une liste exploitable
Pour chaque entreprise, notez le nom du décideur, sa fonction, un numéro de téléphone vérifié et le signal repéré. Prenez le temps de vérifier les numéros : sur une campagne visant 1 000 organismes de formation, nous avons finalisé 918 contacts, dont 738 numéros de téléphone vérifiés et reformatés. L’écart montre qu’une partie des données trouvées en ligne n’est pas directement utilisable.
Étape 3 : trouver des clients pour un organisme de formation par le téléphone
Le téléphone permet de qualifier rapidement un besoin. L’objectif du premier appel n’est pas de vendre une session. C’est de savoir si le sujet concerne l’entreprise, et quand.
Un script d’appel simple
Ouverture : « Bonjour Madame [Nom], [prénom et nom], de [organisme]. Je vous dérange 30 secondes ? »
Contexte : « Je vous appelle parce que nous organisons une session [thème] le [date] à [ville]. Elle s’adresse aux entreprises qui [besoin précis, par exemple : intègrent de nouveaux managers cette année]. »
Question : « Est-ce que ce sujet se pose chez vous en ce moment ? »
Si oui, posez deux questions de qualification :
- « Combien de personnes seraient concernées ? »
- « Comment financez-vous habituellement vos formations : en interne, ou avec votre OPCO ? »
Puis proposez un échange de 15 minutes pour étudier le programme et le financement.
Ce qu’il ne faut pas promettre
Ne promettez pas une prise en charge complète par l’OPCO. Les règles varient selon la branche, la taille de l’entreprise et les fonds disponibles. Proposez plutôt de vérifier ensemble les possibilités.
Étape 4 : proposer l’intra-entreprise quand l’inter ne convient pas
Beaucoup d’entreprises refusent une session inter-entreprises pour des raisons de date ou de lieu. Ce refus est une information. Demandez :
« Si la date ne convient pas, est-ce qu’une session dans vos locaux, pour votre équipe, aurait plus de sens ? »
Une formation intra remplit le calendrier d’un formateur et répond mieux aux contraintes de l’entreprise. Et la conversation est déjà ouverte.
Étape 5 : relancer selon un calendrier
Les décisions de formation suivent souvent le cycle budgétaire. Un « pas maintenant » en octobre peut devenir un « oui » en janvier. Notez toujours :
- la raison exacte du refus ou du report ;
- la période de construction du plan de formation de l’entreprise ;
- une date de rappel précise.
Pour les prospects qui ne répondent pas, appliquez une séquence de quatre à cinq tentatives sur deux semaines, en variant les canaux. Le détail est dans la séquence de relance commerciale en 5 étapes.
Le calendrier de prospection sur une année
La prospection d’un organisme de formation gagne à suivre le rythme de ses clients :
- Septembre à novembre : les entreprises préparent leur plan de l’année suivante. C’est le moment de proposer des programmes.
- Janvier et février : les budgets sont ouverts. Relancez les reports de l’automne.
- Printemps : remplissez les sessions de mai et juin.
- Été : préparez la liste et les messages de la rentrée.
Adaptez ces périodes à votre secteur. L’important est de prospecter en avance, pas quand une session est déjà presque vide.
Les erreurs fréquentes des organismes qui prospectent
- Envoyer le catalogue complet. Un dirigeant ne lit pas quarante pages. Proposez une session, une date, un bénéfice.
- Appeler la mauvaise personne. Dans une petite entreprise, le dirigeant décide. Dans une plus grande, c’est souvent le service RH. Vérifiez avant d’appeler.
- Parler de la certification avant le besoin. Qualiopi rassure, mais ne crée pas l’envie. Elle vient en appui, pas en ouverture.
- Prospecter seulement quand une session est vide. À trois semaines de la date, il est souvent trop tard pour une décision et un financement.
- Ne pas noter les reports. Un « rappelez-moi en janvier » non noté est un client perdu.
En résumé
- Les OPCO, les appels d’offres et le bouche-à-oreille restent utiles, mais ne se pilotent pas.
- Partez de vos sessions creuses pour donner un objet précis à votre prospection.
- Identifiez le bon décideur selon la taille de l’entreprise.
- Au téléphone, qualifiez le besoin et le mode de financement avant de parler programme.
- Proposez l’intra quand l’inter ne convient pas, et relancez selon le cycle budgétaire.
Pour une méthode plus générale, vous pouvez aussi lire notre guide complet de la prospection B2B. Et si vous préférez déléguer cette démarche, Epic Solutions Pro peut piloter la prospection de votre organisme : ciblage des entreprises, vérification des contacts, appels, relances et un rapport chaque semaine. Échangeons 15 minutes pour voir si c’est pertinent pour vos sessions.